06/12/2020
CONTRÔLE INTERNE
1- DÉFINITION DU CONTRÔLE INTERNE
Le contrôle interne est « le plan d’organisation et toutes les méthodes et les mesures coordonnées adoptées au sein d’une entreprise pour protéger ses actifs, assurer l’exactitude et la fidélité des renseignements comptables afin d’encourager l’efficacité de l’exploitation et maintenir le respect des lignes de conduite établies ».
2- SORTES DE CONTROLES
Contrôle de gestion :
Les contrôles de gestion sont conçus pour rendre plus efficace une opération ou un département. Ils sont habituellement contenus dans le guide des procédés de l’entreprise. Prenons par exemple un employé du service de la paie qui désire faire réparer son calculateur électronique. Si l’entreprise ne possède pas le guide des procédés et méthodes, l’employé s’adressera probablement à la première personne en autorité qu’il rencontrera. Cette personne le dirigera vers une autre personne jusqu’à ce qu’il soit en en contact avec la bonne personne qui lui dira probablement de remplir le formulaire numéro 496 et de le remettre à son supérieur immédiat qui s’en occupera. Ainsi, en l’absence de contrôle de gestion, l’employé fait perdre du temps précieux et ennuie plusieurs personnes inutilement. Le guide des procédés et méthodes décrit et présente un modèle des formulaires à utiliser pour la plupart des opérations effectuées dans une entreprise.
Contrôles comptables :
Les contrôles comptables ont pour but d’assurer le vérificateur de l’exactitude des registres comptables. Ainsi toutes les transactions doivent être enregistrées dans les registres conformément aux principes comptables généralement reconnus. On s’assure ainsi que toutes les transactions ont été comptabilisées et que les registres comptables sont exempts d’erreur mathématique.
Contrôles physiques :
Les contrôles physiques servent à protéger les actifs de leur détérioration et de leurs disparitions inopinées. Pour ce faire, l’accès à certains actifs est limité par des clôtures, des coffrets de sûreté, des coffres forts ou des portes verrouillées, à certaines personnes et dans certaines circonstances. L’entretien préventif des actifs entre aussi dans la définition d’un contrôle physique.
Exemple
En pratique, la procédure que doit suivre un employé dans l’accomplissement de sa tâche peut contribuer aux trois objectifs dont nous venons de parler, c’est-à-dire les contrôles de gestion, les contrôles comptables et les contrôles physique. Prenons l’exemple d’un conducteur de camion de livraison de boissons gazeuses qui utilise des factures pré numérotées.
• Contrôle comptable. La continuité des numéros de factures est vérifiée afin de s’assurer que les ventes ont toutes été comptabilisées.
• Contrôle interne physique. Le conducteur du camion signe une formule indiquant la quantité de bouteilles contenues dans son camion avant son départ ; ces données sont ensuite vérifiées par une autre personne. A l’arrivée, les factures de vente seront comparées aux quantités livrées, c’est-à-dire les quantités de départ par rapport aux quantités restantes.
• Contrôle de gestion. Cette méthode permet d’établir des statistiques sur le nombre d’arrêts, la moyenne des ventes par arrêt, la moyenne des ventes par jours, etc. L’analyse de ces données permet d’augmenter l’efficacité du réseau de distribution par l’analyse de la productivité de chaque vendeur-livreur.
Il est important de préciser que le contrôle interne est une fonction de l’administration d’une entreprise et non un procédé de vérification du vérificateur indépendant. Il incombe donc à l’administration de développer et de mettre en application tous les contrôles nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. L’étude du contrôle interne est un procédé de vérification, cette étude et le résultat obtenu ont une influence sur le programme de vérificateur indépendant.
3- GRANDS PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE
Division des tâches :
Le premier principe de contrôle interne est de définir précisément le travail à accomplir par un employé. Il s’agit donc de confier une tâche spécifique à une personne. Les avantages sont multiples, par exemple l’efficacité de l’employé augmente parce qu’il effectue toujours le même travail et qu’il le connaît bien, ou encore la responsabilité d’un travail étant bien définie, on sait à qui s’adresser lorsqu’il y a des félicitations ou des réprimandes à formuler, surtout lorsqu’on trouve des erreurs, l’employé ne peut imputer la faute à une autre personne.
Séparation des opérations financières et comptabilisation :
Une même personne ne doit pas manipuler l’argent et comptabiliser des transactions dans les registres comptables, car elle pourrait voler de l’argent et camoufler ce méfait par des écritures erronées.
Partage des responsabilités et du travail :
Si une personne comptabilise des transactions dans le journal des ventes et dans le journal de caisse-déboursés, et les reporte ensuite dans le grand livre, et qu’une autre personne inscrit les mêmes transactions dans le grand livre auxiliaire des comptes-clients, il faut un hasard incroyable pour que les deux personnes fassent la même erreur sachant que le total du grand livre auxiliaire doit être égal au total du compte de contrôle du grand livre. C'est ce qu’on appelle l’autocontrôle, le travail d’une personne se trouve vérifié par le travail d’une autre éliminant ainsi les erreurs ou les fraudes.
Preuves d’exactitude :
Plusieurs techniques sont utilisées pour empêcher que des erreurs ne se produisent au sein du processus de comptabilisation ; on utilise par exemple la comptabilité en partie double, les comptes de contrôle, l’équipement mécanique ou électronique qui élimine la possibilité d’erreurs humaines, la pré numérotation de la plupart des documents utilisés en comptabilité qui permet de vérifier leur suite numérique et d’avoir la certitude que les documents ont tous été traités ou comptabilisés. Enfin, on procède à certaines conciliations comme la conciliation bancaire qui permet de découvrir des transactions que la banque a déjà comptabilisées dans le compte mais qui ne l’ont pas encore été dans les livres, ou encore des erreurs faites par la banque ou par les employés.
Surveillance et sélection du personnel :
Le personnel d’une entreprise doit être choisi avec soin et s’il doit manipuler de l’argent ou des valeurs négociables, il devrait être couvert par un certificat de garantie qui protège l’entreprise dans le cas de fraude d’un employé. Son utilité est cependant beaucoup plus psychologique, en ce sens que l’employé sait qu’on connait tout sur lui et que son passé a été analysé.
Un employé toujours affecté au même travail peut devenir très efficace ; par contre, il devient tellement familier avec les implications et le fonctionnement du système qu’il peut être tenté de prendre des raccourcis, de brûler des étapes et éliminer ainsi des points de contrôle. Il peut même imaginer de nouvelles fraudes. Pour remédier à cela, il est bon de procéder à la rotation du personnel. L’employé qui occupe une nouvelle fonction sera plus attentif, ne brûlera pas d’étapes et découvrira peut-être des erreurs de son prédécesseur. Pour la même raison, on devrait exiger que chaque employé prenne des vacances annuelles.
Enfin, un bon cahier des charges décrivant la marche à suivre dans chaque circonstance empêche les erreurs et augmente l’efficacité des employés.
4- SORTES D’ERREURS ET DE FRAUDES
Sortes d’erreurs :
Les erreurs de principe consistent en une mauvaise application d’un principe comptable, par exemple, l’enregistrement du salaire du gérant des ventes dans les frais de fabrication, etc.
Les erreurs d’omission sont l’absence d’inscription dans le registre approprié, par exemple, un enregistrement non comptabilisé, des factures de vente non inscrites aux livres ou des encaissements non comptabilisés.
Les erreurs de commission sont ce que l’on pourrait appeler des erreurs de parcours, par exemple, une écriture de journal erronée, comme débiter un compte plutôt que le créditer, une erreur d’addition, ou encore l’inversion des chiffres composant un montant, 389,25 DA au lieu 398,25 DA.
Les erreurs peuvent être involontaires ou volontaires. Le seul but visé est de montrer qu’un bon système de contrôle interne peut empêcher en tout ou en partie des fraudes qui autrement pourraient être faciles à réaliser ou des erreurs coûteuses qui pourraient se produire comme ne pas expédier de factures lorsqu’il y a eu livraison de marchandises.
Sortes de fraudes :
IL y a deux types de fraudes, la fraude administrative et le vol. Une fraude administrative consiste à fausser la situation financière de l’entreprise dans le but d’induire en erreur les actionnaires, les créanciers, le gouvernement ou toute autre personne intéressée. A ce titre, on peut présenter des états financiers qui ne comprennent pas tous les produits ou qui n’indiquent pas toutes les charges ou toutes les pertes. Une fraude administrative courante consiste à ne pas déclarer tous les stocks en entrepôt.
Le deuxième type de fraude est le vol que nous allons subdiviser en trois sections : vol d’actifs autres que l’argent, vol d’argent provenant des encaissements et vol d’argent au moyen déboursés frauduleux. De façon à bien montrer l’effet d’un bon système de contrôle interne, nous donnerons dans chaque cas le moyen préventif, c’est-à-dire le système de contrôle interne qui, s’il avait été instauré, aurait empêché le vol en question.
A- Vol d’actifs autres que l’argent
- Vol de biens ou de produits : Pour parer à cet état de fait, le gardien de sécurité peut vérifier les colis à la sortie et, dans certaines entreprises plus vulnérables comme les mines d’or, d’argent ou de diamants, procéder à une fouille en règle et utiliser des détecteurs semblables à ceux utilisés dans les aéroports. On peut aussi limiter l’accès à l’entrepôt ou au magasin.
- Vol par expédition de marchandises à des clients fictifs : Normalement, lors de la réception d’une commande de client, l’employé prépare un ordre de vente, c’est-à-dire un document autorisant la vente et qui doit être signé par le gérant des ventes et par le responsable du crédit. On évite l’expédition de marchandises à des personnes inconnues du gérant des ventes et qui n’apparaissent pas dans le grand livre auxiliaire des comptes-clients. Ainsi, pour tout nouveau client on procède à une enquête.
- Vol de valeurs négociables : Les valeurs négociables sont habituellement conservées dans un coffret de sûreté à la banque. La présence de deux personnes pour signer le registre et ouvrir le coffret de sûreté est alors obligatoire.
- Vol d’outils : Habituellement, un numéro est imprimé sur les outils et lorsqu’il y a emprunt on enregistre le numéro de l’outil et le nom de l’emprunteur ; au retour de l’outil en question, on annule l’entrée. De cette façon, on peut toujours retracer les personnes qui n’ont pas rapporté les outils. En fait, ce système ressemble à un système de prêt dans une bibliothèque.
B- Vol d’argent provenant des encaissements
- Argent provenant des ventes au comptant : L’employé peut omettre de faire une facture ou d’enregistrer le montant dans la caisse. Afin de remédier à ce problème, il est préférable de séparer la fonction de vente de la fonction d’encaissement. Prise d’argent dissimulée en faussant les additions des colonnes « caisse » et « vente » dans les journaux auxiliaires ou en faussant les reports d’une page à l’autre : Généralement, une très grande proportion des ventes se fait à crédit et les clients règlent leurs comptes par la poste. Il s’agit donc pour la personne qui ouvre le courrier, de faire une liste des chèques ou mandats reçus. Une copie de cette liste est expédiée au service de la comptabilité pour être enregistrée dans le journal de caisse recettes et une autre au service de la trésorerie pour faire le dépôt. En faisant la conciliation de banque à la fin du mois, on peut vérifier si tout l’argent reçu a bel et bien été déposé.
- Prise d’argent dissimulée en inscrivant dans le journal de caisse recettes un escompte plus élevé que celui réellement accordé au client : Pour prévenir cette situation, il est préférable de faire une liste des montants reçus avec les escomptes accordés aux clients.
- Détournement d’une remise de client dissimulée en radiant le compte d’un client aux créances irrécouvrables ou en enregistrant un rendu et escomptes sur ventes : Toutes les notes de crédit doivent être autorisées par un dirigeant de l’entreprise ; il en est de même de l’écriture au journal pour radier certains comptes.
- Encaissement des chèques de dividendes ou de salaires non réclamés au moyen d’un endossement frauduleux : Encore une fois, le problème est résolu en faisant une liste des chèques non réclamés qui reviennent par le courrier.
- La fraude par report différé : La fraude par report différé consiste en un vol d’argent provenant des paiements des clients. Cette fraude est dissimilée en faussant l’inscription des encaissements aux registres des comptes clients par un processus de re**rdement et de substitution de clients, de sorte que les inscriptions en re**rd correspondent toujours au montant volé jusqu’à maintenant. Afin prévenir ce type de fraude, il faut premièrement séparer les fonctions d’encaissement et d’inscription aux registres, deuxièmement, travailler une liste des encaissements, et troisièmement, qu’une personne autre que celle qui s’occupe des enregistrements au grand livre auxiliaire des comptes clients soit chargée d’expédier les états de comptes mensuels. Chaque client en recevant son état de compte peut ainsi vérifier si toutes les remises qu’il a effectuées ont bien été créditées à son compte.
C- Vol d’argent au moyen de déboursés frauduleux
- Par le fonds de la petite caisse : Une vieille pièce justificative peut être remise dans le fonds ou le montant d’une pièce justificative peut être modifié avant que le fonds ne soit renfloué. Une façon de remédier à ce problème est d’avoir des pièces justificatives pré numérotées qui doivent de plus être approuvées par le responsable du département.
- Par un chèque forgé, son encaissement et sa destruction au retour de la banque : Les chèques doivent être pré numérotés de façon qu’on puisse vérifier leur suite numérique dans le journal de caisse déboursés. De même que la conciliation de banque doit être faite par une personne différente, les chèques retournés de la banque doivent parvenir à une autre personne que celle qui a rédigé les chèques.
- Par la manipulation de la liste de paie et par l’inclusion d’un employé fictif
5- EXEMPLE DE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE DES ACHATS ET DES DEBOURSES
Nous présentons ici un modèle théorique de système de contrôle interne des achats et des ventes. Les documents qui peuvent être nécessaires sont analysés et les points de contrôle contenus dans le système sont exposés.
5-1 Ordre d’achat
L’ordre d’achat est un document interne dans lequel le demandeur exprime ses besoins en biens ou en services. Le demandeur identifie clairement les articles désirés en faisant référence à un numéro de catalogue ou à une marque de commerce. L’ordre d’achat est rédigé au moins en trois copies dont l’une est acheminée au département des achats, une autre à la comptabilité et une troisième copie est conservée par le demandeur. De nombreux organismes utilisent des ordres d’achat en huit ou dix copies.
Le responsable du département pour lequel le demandeur travaille doit signer le document ; cette autorisation empêche les achats injustifiés ou non prévus au budget. Les spécifications étant écrites, le demandeur ne peut reprocher au département des achats de ne pas avoir commandé ce qu’il avait demandé, car chaque partie détient un document pour se défendre ou se justifier. Le demandeur qui garde une copie de son ordre d’achat peut ainsi faire un suivi des articles en souffrance et faire un appel au département des achats.
Enfin, un contrôle est exercé sur le département des achats qui ne peut commander sans avoir au préalable reçu un ordre d’achat dûment autorisé.
5-2 Commande d’achat
L’ordre d’achat est souvent conçu en fonction du département des achats qui peut se servir d’une copie de l’ordre d’achat pour faire un appel d’offres, il fait alors le nombre de photocopies nécessaires et expédie à tous les fournisseurs habituels de tels produits. Sur réception des soumissions, le service des achats rédige la commande d’achat qui est le document officiel expédié au fournisseur. Le fournisseur ayant reçu la copie originale de la commande d’achat est maintenant autorisée à expédier la marchandise au prix convenu. Le département des achats conserve une copie de la commande d’achat habituellement attachée à l’ordre d’achat. Cette copie est classée temporairement selon la date d’expédition prévue et permet au département des achats de faire un suivi si l’expédition re**rde ou si certains articles ne sont pas disponibles. Lorsque tous les articles commandés sont arrivés, la commande d’achat est classée par ordre numérique. Le demandeur reçoit une copie de la commande d’achat pour lui signifier qu’une commande a été passée à la suite de sa demande et qu’elle sera livrée approximativement telle date. Le réceptionnaire et le service de la comptabilité reçoivent aussi une copie de la commande d’achat et nous verrons plus loin qu’elle en est l’utilité.
5-3 Bulletin de réception
Le bulletin de réception est un autre document interne sur lequel le réceptionnaire enregistre la description et la quantité du matériel reçu. La copie originale va au service de la comptabilité où elle est jointe à l’ordre d’achat, au bon de commande et à la facture. Une autre copie va au département des achats où elle est comparée au bon de commande ; elle permet de déterminer les marchandises non reçues et déclenche le processus de vérification auprès du fournisseur pour connaitre les raisons de la non-expédition de tel ou tel article. Une copie est aussi expédiée au magasinier avec la marchandise, et la dernière copie est conservée au service de la réception.
Le réceptionnaire ne peut accepter de livraison s’il n’a pas de bon de commande ; ainsi le processus d’achat doit avoir été suivi sinon la marchandise devra retournée. Le département des achats peut s’assurer que toute la marchandise commandée a bien reçue et il peut ainsi contrôler les écarts à la norme. Enfin, le réceptionnaire doit remplir et signer un document, ce qui le rend plus conscient de ce qu’il fait et l’empêche d’accepter des marchandises défectueuses ou non commandées. Il faut cependant noter que dans un très grand nombre d’entreprises, on ne rédige pas de bulletin de réception proprement dit mais on se sert du bulletin d’expédition du fournisseur en y effectuant les vérifications de quantités et de description. Par la suite, le réceptionnaire signe le document pour indiquer qu’il est conforme tout en y rédigeant les remarques de circonstance.
5-4 Facture du fournisseur
La facture du fournisseur est expédiée par la poste directement au service de la comptabilité et habituellement en une seule copie. Un commis de ce service joint alors la facture du fournisseur au bon de commande et au bulletin de réception afin de s’assurer que seuls les articles qui ont été expédiés ont été facturés et que le prix facturé correspond bien au prix qui avait été négocié par le département des achats. Le commis vérifie aussi les additions et les extensions. Les documents sont alors assemblés et après y avoir apposé sa signature, le commis inscrit le code du budget dans lequel sera comptabilisée la transaction. Comme une facture doit être accompagnée du bon de commande et du bulletin de réception, la même facture ne peut être comptabilisée deux fois.
La transaction maintenant comptabilisée apparaît dans les comptes fournisseurs. L’autorisation de paiement est donnée par un dirigeant de l’entreprise, habituellement le contrôleur, qui s’assure du bien-fondé du déboursé en vérifiant si toute les autorisations décrites dans le système de contrôle interne ont bien été données. Par exemple, il doit s’assurer que le responsable du département du demandeur a autorisé l’achat, que l’acheteur a apposé sa signature sur le bon de commande afin de l’officialiser, que le réceptionnaire a bien signé le bulletin de réception indiquant par là qu’il a vérifié les quantités reçues et les a comparées avec celles indiquées sur le bon de commande et que le commis à la comptabilité a fait les vérifications d’usage.
Lorsque le chèque est émis au fournisseur, une copie est attachée aux documents qui composent la pièce justificative (ordre achat, bon de commande, bulletin de réception et facture) afin d’éviter qu’une même facture ne soit payée deux fois.
6- EXEMPLE DE SYSTEME DE CONTROLE INTERNE DES VENTES ET DES RECETTES
Nous avons vu précédemment, lorsque nous avons étudié les grands principes du contrôle interne, que les fonctions doivent être séparées afin d’avoir un bon contrôle interne. L’idéal, pour un système de contrôle interne des ventes à crédit, est que les fonctions suivantes soient séparées :
- Approbation de la commande de vente.
- Expédition de la marchandise.
- Préparation de la facture de vente.
- Inscription de la facture de vente au journal des ventes et report au grand livre.
- Enregistrement au grand livre auxiliaire des comptes –clients.
- Encaissement.
6-1 Ordre de vente
L’ordre de vente est un document interne sur lequel est transcrite la commande téléphonique, verbale ou écrite. Avant d’expédier la marchandise, le service des ventes doit approuver la vente, c’est-à-dire qu’il doit vérifier si les prix sont conformes à ceux établis avec le client. La plupart du temps, le client expédie au fournisseur un bon de commande qui résulte d’une soumission et le service des ventes doit s’assurer que le prix indiqué sur le bon de commande correspond bien à celui indiqué dans la soumission présentée. Par la suite, le service du crédit doit vérifier dans le grand livre auxiliaire des comptes-clients si cet achat respecte la limite de crédit accordée.
L’ordre de vente peut être rédigé en quatre copies : une pour la comptabilité, une pour le service des ventes, la troisième pour le département de l’expédition et, si nécessaire, la quatrième pour la production. L’utilité de l’ordre de vente est que les autorisations écrites éliminent les ventes non autorisées et frauduleuses.
6-2 Document d’expédition
Sur le document d’expédition pré numéroté est indiquée la quantité de chaque produit qui est expédiée à un client. Le responsable de l’expédition ne peut livrer de marchandise que s’il a reçu préalablement un ordre de vente signé par les services des ventes et du crédit. La preuve de livraison est donnée par la signature du client sur une des copies que rapporte le conducteur du camion du vendeur, si la livraison s’effectue de cette façon. Si elle est faite par une compagnie de transport, la preuve de la livraison est la signature du conducteur du camion sur une copies du document d’expédition ; de plus, le fournisseur a une copie du bon de transport qui sert à préparer la facture de transport qui sera expédiée soit à l’acheteur , soit au vendeur. Les autres copies du document d’expédition sont distribuées comme suit : l’originale au client avec sa marchandise, une copie à la comptabilité et une dernière est conservée par le département de l’expédition.
6-3 Facture de vente
La facture de vente pré numérotée est préparée par le service de la facturation
à partir de l’ordre de vente et du document d’expédition. Elle indique le montant
facturé au client pour chaque catégorie de marchandises livrées et le montant
total dû comprenant les taxes et le transport. L’originale est expédiée au client par
la poste ; le département des ventes en reçoit une copie qu’il compare à son ordre
de vente dans le but d’éviter les erreurs de facturation et de contrôler les ventes en
attente. Périodiquement, il est bon d’effectuer une vérification de la suite
numérique des documents d’expédition afin de vérifier s’ils ont tous été facturés et
si toutes les factures ont été comptabilisées.
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